Dobra strategija implementacije podrazumeva da ste dobro pripremljeni, sposobni da održite fokus na prvobitno utvrđenom planu vašeg projekta i da je vaše osoblje pravilno obučeno i spremno. Računovodstveni tim kompanije TPA Srbija može vam pomoći da izbegnete greške u vezi sa lokalizacijom, migracijom podataka i obukom korisnika.
Preduslovi / početna faza
Strategija implementacije SAP-a je, u najvećoj meri, definisana početnim pristupom klijenta – sve funkcije se istovremeno aktiviraju ili uvode postepeno tokom vremena. S obzirom na to da su uobičajeni preduslovi mapiranje kontnog plana i prilagođavanje već razvijenih računovodstvenih procedura klijenta domaćem zakonodavstvu, a imajući u vidu potrebu za više od jednim SAP modulom (npr. FI i MM) i obukom korisnika, preporučljivo je da se prenos poslovanja kompanije u SAP izvrši postepeno.
Fokus prve faze je na pripremi projekta i predviđanju održivosti poslovnih aktivnosti u SAP-u. Saradnja između SAP konsultanata i računovodstvenog odeljenja je od suštinske važnosti za fazu realizacije. Razumevanje računovodstvenih zahteva je ključno za konfiguraciju SAP-a i razvoj dodatnih interfejsa, koji povezuju SAP i druge softvere.
Lokalizacija
Jedan od prvih zadataka računovođa je mapiranje lokalnog kontnog plana sa SAP kontima (kontima grupe). Kako je srpskim Zakonom o računovodstvu propisan Pravilnik o kontnom okviru i sadržini računa u kontnom okviru, koji se primenjuju za izradu godišnjih finansijskih izveštaja, SAP mora da sadrži srpske račune. Za potrebe izveštavanja ka menadžmentu, računi grupe bi trebalo da budu dostupni u SAP-u takođe.
Važni segmenti lokalizacije su sledeći:
POPDV – Uvođenjem nove POPDV evidencije 2018. godine prilikom predaje PDV prijava dovelo je do potrebe nove transakcije i mogućnosti u SAP-u.
Kako bi se uspešno izvršila implementacija PDV evidencije u SAP-u – potrebno je da računovodstveno odeljenje identifikuje poslovne transakcije kompanije i u skladu sa tim priprema specifikaciju poreskih indikatora i odgovarajućih konta glavne knjige. Budući da je „nova“ POPDV evidencija dosta komleksnija od dosadašnje, razvili smo dva načina postavke:
- Postavka većeg broj poreskih kodova koji pokrivaju sve moguće transakcije koje društvo ima. Pripremljene poreske kodove je potrebno mapirati i ispravno povezati sa POPDV transakcijom kako bi PDV evidencija bila ispravno popunjena.
- Povezivanjem određenih kodova sa tipovima dokumenta, otvaranjem manjeg broja poreskih kodova, a definisanjem tipa dokumenta, se odredjuje polje u POPDV evidenciji. Ovim načinom se smanjuje broj kodova ali se i ograničava korišćenje određenih tipova dokumenta. Mapirane postavke tipa dokumenta i poreski kod se unose u POPDV transakciju.
Postavkom POPDV transakcije dobija se ispravan i brz pregled svih transakcija u KUF-u I KIF-u, kao i popunjenu POPDV evidenciju koja moze da se direktno importuje na portal Poreske Uprave.
Registar OS – kreiranje osnovnih sredstava u SAP-u. Računovođe daju vredne informacije o stopama poreske amortizacije, odnosno, klasifikuju sredstva po poreskim grupama, u skladu sa Pravilnikom o načinu razvrstavanja stalnih sredstava po grupama.
Proces migracije podataka
Posebna pažnja posvećena je procesu migracije podataka. Inicijalno planiranje projekta bi trebalo da uzme u obzir dovoljno vremena za ovaj korak, usled složenosti i mogućih zastoja. Svi podaci iz starog softvera bi trebalo da budu prilagođeni na odgovarajući način pre migracije. Opciono, treba dodati nove podatke ako se to zahteva (mesta troškova, profitni centri, segmenti i sl.). Nakon prenosa u testno okruženje (SAP quality), računovodstveno odeljenje pregleda i potvrđuje ispravnost bruto bilansa u SAP-u. Nakon potvrde, podaci se šalju u SAP produkciono okruženje (SAP production).
Preduslov za aktiviranje produkcionog sistema je takođe detaljno testiranje koje treba da obavi SAP konsultant i računovođa. Pored toga, potrebno je da svi ključni korisnici prođu kroz program obuke i da se upoznaju sa planom SAP aktivnosti koje će izvršavati.
Nakon aktiviranja, tim podrške nadgleda performanse sistema i ispravlja eventualne greške koje se pojave u svakodnevnom radu.
