ERP počinje od podataka: Zašto je upravljanje podacima prvi korak?

Uvođenje ERP sistema (Enterprise Resource Planning) jedan je od najzahtevnijih poduhvata koje jedna organizacija može da sprovede. Ovi projekti obuhvataju gotovo svaki segment poslovanja – od finansija i lanca snabdevanja, preko ljudskih resursa, pa do korisničke podrške. Ipak, uprkos njihovoj složenosti i obimu, jedan ključni faktor uspeha često se zanemari sve dok ne bude kasno: podaci.

Tačni i dobro strukturisani podaci su temelj na kojem se gradi uspeh ERP projekta. Pristup “data first” (podaci na prvom mestu) postavlja stabilnu osnovu za uspešnu implementaciju i stvara dugoročnu analitičku vrednost za organizaciju.

Šta znači “data first” pristup ERP projektu?

ERP projekti su po prirodi složeni i mogu imati različite polazne tačke. Međutim, bez obzira na to odakle se počne, odlaganje upravljanja podacima do perioda nakon puštanja sistema u rad je skupa greška. Umesto da se podaci tretiraju kao sporedna obaveza, “data first” pristup podrazumeva da se od samog početka ERP puta prioritet daje pripremi i upravljanju podacima – kroz jasno definisane okvire, uloge i alate, kako bi novi sistem dobio čiste, konzistentne i pouzdane podatke.

Prvi korak je uspostavljanje programa za upravljanje podacima (data governance) već u ranoj fazi projekta. Dobro postavljen program počiva na tri ključna elementa:

1. Definisanje povelje o upravljanju podacima – dokument koji opisuje osnovne principe i ciljeve. Bilo da je fokus na smanjenju rizika, poboljšanju kvaliteta podataka ili povećanju dostupnosti i pismenosti u radu sa podacima, ova povelja služi kao strateški kompas za sve odluke povezane s podacima.
2. Postavljanje okvira upravljanja – jasno definisanje uloga, odgovornosti i trenutaka uključivanja ključnih učesnika tokom čitavog ERP životnog ciklusa. Time se izbegava skupo vraćanje na ranije faze i osigurava da su odluke pravovremene i usklađene sa strateškim ciljevima upravljanja podacima.
3. Razvoj politika i najboljih praksi – standardi za bezbednost, kvalitet i upravljanje master podacima (osnovnim podacima o kupcima, proizvodima, lokacijama, zaposlenima). Ove politike obezbeđuju doslednost i podižu nivo data pismenosti među učesnicima ERP projekta.

Pored ovih elemenata, neophodno je identifikovati i uključiti vlasnike i stručnjake za podatke iz svih poslovnih jedinica. Njihovo operativno znanje je ključno za oblikovanje ERP procesa i definisanje funkcionalnosti sistema.

Važno je i formirati stratešku savetodavnu grupu sa širim uvidom u podatkovni ekosistem organizacije, koja će koordinisati među sektorima, rešavati međudomenska pitanja i donositi odluke uz razumevanje svih posledica.

Migracija podataka iz starog sistema

Jedan od najvažnijih zadataka kod prelaska na savremeni ERP jeste odluka koje podatke preneti – obično se tu nalaze ključni istorijski podaci, otvorene transakcije i osnovni master podaci (kupci, proizvodi, lokacije, zaposleni).

Iako većina ERP sistema omogućava direktne integracije, mnoge organizacije se i dalje oslanjaju na ručne procese, poput izvoza i uvoza podataka kroz Excel. Ovi procesi su funkcionalni, ali skloni greškama, duplom radu i narušavanju integriteta podataka.

Rešenje je korišćenje savremenih alata za upravljanje podacima koji omogućavaju:

• Izgradnju “pipelines” procesa za preuzimanje podataka iz starog sistema
• Primenu poslovnih pravila za čišćenje, konsolidaciju i mapiranje podataka
• Automatsku transformaciju i učitavanje čistih podataka u novi ERP

Automatizacija ovih koraka smanjuje rizik od grešaka, ubrzava migraciju i stvara ponovno upotrebljiv model podataka koji nakon puštanja ERP-a može služiti kao osnova za izveštavanje, planiranje i AI projekte.

Prednosti “data first” pristupa

Primena ovakvog pristupa rešava najčešće ERP izazove:

• Nepovezano vlasništvo nad podacima – dovodi do nedoslednih definicija i dupliranih podataka. Data governance okvir ovo sprečava kroz jasne procedure i odgovornosti.
• Loš kvalitet podataka – ako korisnici od starta naiđu na greške, poverenje i usvajanje sistema opada. “Data first” znači da se kvalitet i validacija rade pre migracije.
• Ograničen uvid u stare podatke – moderni cloud alati omogućavaju praćenje logike transformacije podataka i spajanje starih i novih izvora.
• Usporena migracija i testiranje – automatizacija uklanja prepreke i značajno skraćuje vreme testiranja.
• Propuštene analitičke prilike – umesto da se sve radi iz početka, podaci i logika kreirani tokom implementacije ostaju trajni resurs.

Pristup “data first” nije samo dodatna pogodnost, već ključni preduslov uspešne ERP implementacije. On obezbeđuje integritet podataka, povećava spremnost za analitiku i osigurava da investicija u ERP donese maksimalnu vrednost – kako odmah po puštanju sistema, tako i dugoročno.

Izvor: BakerTilly