Lični stav – Kako objasniti mlađim kolegama da razlikuju hitno od bitnog?
Savremeno društvo nameće brz tempo života i rada, kao i veliku količinu promena sa kojima treba ići u korak, dok smo sa druge strane i dalje ograničeni raspoloživim vremenom. Upravo to prilagođavanje zahteva brzo delovanje, najpre sa apsekta organizacije i određivanja prioriteta.
U računovodstvu je veoma važno razlikovati ono što je hitno od onoga što je bitno.
Mlađim kolegama treba objasniti da hitni zadaci zahtevaju brzu reakciju, ali nisu uvek najvažniji za dugoročni uspeh. Na primer, odgovor na e-mail može delovati hitno, ali izrada tačnog PDV obračuna ili finansijskog izveštaja je daleko bitnija.
Bitni zadaci imaju veći uticaj na tačnost, usklađenost i donošenje odluka.
Važno je razumeti rokove koje propisuje zakon, jer su oni i hitni i bitni. Međutim, nisu svi zadaci sa kratkim rokom od suštinskog značaja za poslovanje.
Mlađe kolege treba da nauče da postavljaju prioritete na osnovu posledica. Ako greška može dovesti do finansijskih kazni, onda je taj zadatak i hitan i bitan. Sa druge strane, administrativni poslovi mogu biti hitni, ali ne i ključni.
Mentori treba da daju konkretne primere iz prakse i da usmere kolege kako da na najbolji način odrede prioritet i poboljšaju organizacione sposobnosti. Na taj način mlađe kolege lakše razumeju razliku.
Takođe je korisno razvijati veštine planiranja. Planiranjem se smanjuje broj zadataka koji postaju iznenadno hitni. Redovna kontrola i praćenje rokova su ključni alati. Važno je i razviti naviku proveravanja podataka pre slanja kako bi se izbegli dodatni hitni problemi.
Kvalitetna komunikacija u timu čini razliku – dostupnost, podrška i razmena znanja ubrzavaju učenje i podižu nivo celog tima. Na kraju, cilj je raditi pametno, a ne samo brzo.
