U današnjem modernizovanom svetu, rad na daljinu postaje sve popularniji. Ova opcija je dala zaposlenima veću fleksibilnost i uvela nove načine rada, čak i kada je u pitanju revizija. Upotreba savremenog računovodstvenog softvera je pojednostavila neke od standardnih računovodstvenih procesa i šire započela prihvaćenu praksu virtuelnih revizija.
Ovo su bile teme prezentacije pod nazivom „Priprema za reviziju bez papira i na daljinu“, na godišnjoj konferenciji Sage Transform 2022. namenjenoj kupcima softvera za računovodstvo i finansijsko upravljanje kompanije Sage Intacct.
Tokom prezentacije, govornici David Abel, glavni konsultant za rešenja u Sage-u, i Allison Webb, direktor kompanije Baker Tilly Digital, objasnili su da su „ciljevi revizije finansijskih izveštaja nepromenjeni iako se posao radio na daljinu“.
Razmotrite probleme iz prošlosti
Šta se promenilo u revizijama na daljinu: jasna i temeljna komunikacija između revizora i finansijskih stručnjaka koji su zaduženi da im pomognu je još važnija kada učesnici ne rade na istom mestu. Alison je predložila da se organizacije pripreme za reviziju na daljinu tako što će od prvog dana zakazati sveobuhvatan razgovor sa svojim revizorima o zajedničkim ciljevima i izabranim procesima. Zajedno bi trebalo da postave vremenske okvire i razgraniče odgovornosti. Kao prvi korak, timovi bi trebalo da identifikuju probleme iz prošlosti i da saznaju kako da izbegnu njihov napredak.
Alison kaže da finansijski timovi treba da kreiraju kontrolne table za revizore – jednostavan zadatak sa Sage Intacct softverom – kako bi revizori lakše pronašli potrebne dokumente i zapise. Potom su stručnjaci preporučili da se revizorima odobri pristup na nivou zaposlenih 24/7 tokom perioda revizije. Na taj način revizori mogu samostalno da naprave raspored koji im odgovara, čak i tokom praznika ili kasno uveče. Alison je takođe predložila da se revizorima pruži virtuelni obilazak Sage Intacct-a kako bi bili što bolje upoznati sa softverom i načinom na koji će obaviti pronalaske onoga što im je potrebno tokom celog procesa. Pošto Sage Intacct može da prikuplja i čuva informacije potrebne za reviziju, to je dobra virtuelna centralna lokacija kojoj mogu da pristupe i revizori i finansijski tim.
Kao deo tekućeg procesa pripreme za reviziju, Alison i Dejvid su takođe pozvali finansijske stručnjake da redovno proveravaju evidenciju revizora u okviru Sage Intacct-a kako bi stekli osećaj ko se prijavljuje i nadgledali koje informacije revizori traže.
Procenite sadašnjost
Da biste osigurali nesmetan proces revizije, osluškujte redovne razgovore između finansijskih timova i revizora o: statusu projekta, rešavanju tehnoloških izazova, sinhronizaciji rasporeda i identifikovanju mogućih problematičnih oblasti. U okviru Sage Intacct-a postoji funkcija „kontrolne liste“ za praćenje ciljnih datuma i obaveza, slična listi revizora koju je pripremio klijent (PBC). Takođe postoji funkcija „saradnje“ gde revizori i interni tim mogu da komuniciraju u okviru Sage Intacct-a da jasno navedu ko je odgovoran za svaki zadatak i dokumentuju pitanja i odgovore tokom procesa revizije.
Alison je predložila finansijskim timovima da naprave kratke video zapise koji objašnjavaju način na koji koriste softver kao brze resurse za obuku. Video snimci će objasniti kako da se pronađu obaveze prema dobavljačima ili probni saldo, pa čak i kako funkcionišu procesi obračuna plata i potraživanja za pregled procesa interne kontrole. Alison je dalje sugerisala da se video snimci mogu ponovo koristiti nakon revizije kao alati za obuku novih zaposlenih tokom ovog perioda velike fluktuacije. Kontrolne table revizije kreirane u okviru Sage Intacct-a su fleksibilne i mogu se menjati svake godine kako bi se stvorila doslednost i efikasnost za proces revizije, organizaciju ali i za revizore.
Ponovo zamislite budućnost
Revizije na daljinu, koje su postale popularne tokom pandemije COVID-19, verovatno će ostati na snazi, kao što su predložili Dejvid i Alison. Današnja tehnologija omogućava lako deljenje dokumenata, a anegdotski dokazi sugerišu da finansijski stručnjaci i revizori podjednako uživaju u slobodi rada gde god da se nalaze, kad god požele. Revizije na daljinu takođe obećavaju da će pomoći revizorima u efikasnijim pristupima informacijama i bržem završetku zadataka, štedeći novac klijentima.
Izvor: BakerTilly