Uopšteno u vezi sa Uredbom
Sva pravna lica u Republici Srbiji u obavezi su da od 01.01.2024. godine primenjuju odredbe Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku.
Ključni elementi Uredbe uključuju obaveze stvaralaca i imalaca dokumentarnog materijala, poseban režim za državne organe, listu kategorija materijala sa rokovima čuvanja, i mere zaštite. Reguliše se postupak stručnog nadzora, uništavanja dokumentarnog materijala i predaje trajno čuvane građe nadležnom javnom arhivu.
Uredbom se propisuje da se lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja dostavlja nadležnom javnom arhivu putem portala eUprava u elektronskom obliku. Provera i usvajanje ove liste vrše se putem eArhiva.
Obaveze stvaralaca i imalaca dokumentarnog materijala, uključuju donošenje internih pravila, primenu mera zaštite, klasifikaciju materijala, i vođenje određenih evidencija.
Stručni nadzor nad arhiviranjem obavlja nadležni javni arhiv, sa posebnim naglaskom na proveru elektronskog arhiviranja u eArhivu. Mere zaštite odnose se na sve tehničko-tehnološke komponente korišćene tokom pripreme dokumentarnog materijala.
Uredbom se reguliše postupak izdvajanja i predaje arhivske građe koja se trajno čuva nakon isteka roka od 30 godina od dana nastanka. Takođe, propisane su procedure za uništavanje dokumentarnog materijala čiji je rok čuvanja istekao.
Mere zaštite se primenjuju na sve tehničko-tehnološke komponente koje se koriste tokom pripreme dokumentarnog materijala za elektronsko arhiviranje.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti sadrži odredbe koje pominju sledeće:
- Korišćenje softverskog rešenja za elektronsko arhiviranje;
- Odobravanje liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- Elektronsko arhiviranje stvaraoca i imaoca pre predaje nadležnom arhivu;
- Obavljanje stručnog nadzora u eArhivu;
- Izdvajanje elektronskog dokumentarnog materijala koji se uništava;
- Izdvajanje elektronskog dokumentarnog materijala koji se trajno čuva i
- Mere zaštite softverskog rešenja u kojem se vrši elektronsko arhiviranje
Osnovne kategorije koje se nalaze u privrednom društvu, a koje je potrebno urediti Zakonom o arhivskoj građi su:
- Opšta dokumentacija privrednog društva
- Osnivanje i odluke organa upravljanja
- Opšti akti
- Radni odnosi
- Finansije i računovodstvo
- Bezbednost i zdravlje na radu
- Arhivsko poslovanje
Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatosti u obavezi smo da nadležnom arhivu dostavimo sledeću dokumentaciju:
- Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala
- Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata
- Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja
Bitno napomenuti da su Zakonom predviđene novčane kazne za nepoštovanje propisanih obaveza u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom subjektu.
Arhivska građa, posebno odabrani izvorni dokumenti, čuva se trajno. Imalac arhivske građe je nosilac prava na njoj, a u nedostatku izvornog oblika čuva se reprodukovani. Arhivska knjiga se vodi kontinuirano i obuhvata inventar dokumentacije, s posebnim obavezama za pravna lica. Novi Zakon o arhivskoj građi donosi dodatne obaveze za pravne subjekte u vezi sa čuvanjem arhivske građe. Dokumentarni materijal, prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, obuhvata sve zapise subjekata, uključujući državne organe, ustanove, preduzeća itd. Dokumenti mogu biti u štampanom ili elektronskom obliku. Pravno definisana svojstva dokumenata obuhvataju autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost.
TPA podrška u sprovođenju Uredbe
TPA Srbija pruža softversko rešenje u vidu Arhivske knjige koja je namenjena svim preduzećima, nezavisno od veličine, preduzećima koja imaju probleme sa skladištenjem i razmenom dokumentacije, sa čestim gubitkom ili oštećenjem papirnog dokumenta.
Arhivska knjiga je dostupna kao servis na Cloud platformi, a može biti instalirana i na lokaciji korisnika.
Arhivska knjiga je otvoreni sistem gde korisnik ima mogućnost integracije sa postojećim ERP sistemima.
TPA pruža podršku pri integrisanju softvera sa postojećim sistemom korisnika.
- TPA pruža usluge u vezi sa čuvanjem elektronske arhivske građe, radimo na prilagođavanju vaših procesa kako bi se usklađivali sa zahtevima propisanim Uredbom
- Pružamo obuke i edukaciju korisnicima o implementaciji novih tehničkih i tehnoloških zahteva. Pomažemo korisnicima da razumeju promene, postupke i mere zaštite propisane Uredbom.
- TPA Srbija pruža savetodavne usluge klijentima u vezi sa primenom Uredbe. Stručnu podršku u prilagođavanju njihovih procesa i sistema kako bi se uskladili sa zahtevima
- Pomoć u donošenju internih pravila i procedura koja su u skladu sa Uredbom i pružanje saveta o klasifikaciji i organizaciji dokumentacije
- Pomoć u kreiranju i dostavljanju lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja nadležnom arhivu
- TPA kontinuirano prati promene u zakonodavstvu i ažurira klijente o novim obavezama i prilikama